6 dicas para fazer uma reunião de vendas NÃO terminar em outra reunião

reuniões de vendas

Em reunião de vendas: “Vamos fazer uma reunião para marcar uma reunião”.

Já ouviu essa ideia por aí?

Embora tenha caído no gosto popular como uma ironia às reuniões intermináveis que pouco chegam a soluções concretas, essa é uma situação muito comum no mundo corporativo em geral e, sobretudo, no mundo das vendas.

Reuniões marcadas para 10h.

Equipe que chega 10h23.

Lideranças que começam a falar 10h34.

Pautas a serem discutidas 11h08.

Confronto de ideias que se inicia 11h44.

Olho no relógio para o almoço a partir das 11h50 e lá se vai a atenção para um encontro prático planejado para 40 minutos.

Garanto que você já viveu alguma reunião de vendas parecida nesse tempo de trabalho, não é?

Brasil e a atratividade para negócios

Segundo relatório Doing Business, do Banco Mundial, que mede a facilidade de se fazer negócios em 190 países, o Brasil teve uma nota melhor em 2018 em relação a 2017:

de 56,07 pontos em 2017 subiu para 56,45 na edição 2018 do índice.

Mas mesmo assim, o país caiu duas posições no ranking.

Ocupando a 125ª posição, o Brasil perdeu para países que tiveram uma evolução maior.

Ficou atrás do México, líder na América Latina que ocupa a 49.º posição.

Perdeu também para o Chile que sai com o 55.º lugar.

Apesar do relatório não apontar as causas que fazem o Brasil não alcançar posições mais confortáveis, a forma das pessoas se relacionarem ao fazerem negócios pode ter um impacto direto.

Inclusive, por meio de reuniões como aquelas caracterizadas no início deste artigo.

Empresas perdem ¼ de tempo em reuniões 

Outro estudo, dessa vez realizado pela Bain & Company  apontou que muitas empresas perdem ¼ de seu tempo com atividades de baixo valor como reuniões e processos burocráticos.

Isso, em média, segundo o relatório equivale a perder 10 horas por semana de cada funcionário.

Diante disso, fica a pergunta: Como otimizar o tempo nas reuniões de vendas?

Separei 6 dicas para que você, ao terminar de ler este texto, já saia para aplicação nas suas vendas.

Chega de sofrer com reuniões eternas, olha só:

1. Em reunião de vendas preze pela pontualidade

 

Se horário não fosse feito para ser seguido, não existiria concorda?

Por isso, preze realmente pela pontualidade.

Imprevistos acontecem com todo mundo e deve haver compreensão em relação a isso.

Mas seja claro nesse quesito antes da sua reunião de vendas, para aqueles que tem tudo para não se atrasar, de fato, não demorem a chegar e não pensem que uma demoradinha não terá problema.

Disciplina nesse sentido é o que mais deve ser transmitido durante o informe da reunião para que seja um fator que contribua com as discussões que estarão por vir.

2.Defina um tempo limite de duração

Vai falar das formas de prospectar, comentar sobre um novo método de conversão, orientar a equipe sobre um acontecimento da semana?

Antes de tudo, defina a que categoria pertence sua reunião.

Será uma reunião de informes?

Uma reunião que ouvirá cada integrante?

Uma reunião de planejamento?

De estratégias novas na empresa?

Depois disso, defina o tempo limite de duração.

E lembre-se da capacidade de concentração das pessoas quando escolher este tempo.

De acordo com informações divulgadas pela BBC, de um estudo feito pela Microsoft, no Canadá, revelou que,  o intervalo médio de atenção dos humanos, em média, caiu de 12 segundos no final do século passado para oito segundos no novo milênio.

O estudo foi feito no ano de 2015 e indica que estamos cada vez mais realizando coisas ao mesmo tempo e que todo tempo é valioso.

Defina o tempo de sua reunião com cautela.

Cientistas já apontaram que 18 minutos é um tempo de fala ideal para que as pessoas prestem atenção em você.

Isso, inclusive deu origem ao TED, apresentações em que pessoas individualmente são escaladas para falar sobre um determinado assunto.

Geralmente algumas reuniões levam de 40 a 60 minutos.

3. Divida em partes e anuncie como ela será dividida

Definidos os seus 40 minutos de reunião, chegou a hora de planejar como ela será estruturada.

Que tal defini-la em parte 1, 2 e 3. Ou mais se necessário.

Mas defina bem o que será comentado em cada momento e adiante aos participantes que haverá essa divisão para que as intervenções, inclusive, sejam feitas no momento certo.

Nada pior do que aquela pergunta que abre a reunião sobre algo que será, na verdade a décima coisa a ser comentada naquele momento.  Lembre-se disso.

4. Convoque quem realmente deve participar

Não tumultue.

Não chame todo o departamento de vendas se há assuntos específicos que devem ser tratados com pessoas específicas.

Tenha transparência durante os informes, mas não se esqueça de convocar pessoas que são importantes dentro do que será discutido.

Informe a equipe que se reunirá com alguns companheiros, mas que naquele momento não será necessário a participação de todo mundo.

Chamar pessoas só por chamar, fará com o que o tempo destinado as vendas das quais são responsáveis seja perdido.

5. Não se deixe levar pelas tecnologias

Vai usar o computador da sala da empresa?

Ou o apresentador sem fio que ajuda a passar os slides?

Teste antes.

Não deixe para fazer os testes precisos quando todo mundo já estiver preparados para a reunião de vendas, esperando você começar.

Já pensou no tempo perdido quando você liga o projetor e solta aquela pergunta clássica:

“Ué, porque não está aparecendo na tela?”

É tempo de vendas jogado no lixo.

Tente também configurar sua apresentação durante a reunião de forma oral, de forma objetiva.

As pessoas prestam atenção no que você fala por um determinado tempo.

Segundo Chris Anderson, tutor do TED, o tempo de 18 minutos é longo suficiente para manter-se sério, mas é também curto suficiente para prender a atenção de quem você fala

6 Antecipe o roteiro por e-mail

Para que todo mundo esteja por dentro dos assuntos que serão comentados, aposte no envio do roteiro por e-mail aos participantes.

Organize-se para enviar ao menos 1 dia antes da reunião.

Isso vai ajudar os participantes a exporem suas dúvidas ou sugestões, bem como comentários no momento certo.

Sem aquelas interrupções que fazem com que o tempo de reunião se prolongue.

Outra sugestão é hierarquizar os assuntos relacionados as vendas.

Se você sabe que aqueles relacionados a conversão serão mais demorados do que os de prospecção, organize-os de forma que a atenção das pessoas se mantenha para ambos.

Agora conta para gente, como você organiza sua reunião de vendas?

Bora aplicar as dicas aqui que parecem simples, mas fazem uma diferença grande na organização da sua equipe.

Lembre-se que o foco é vender mais e melhor!

Abraço

Sucesso e ótimas vendas,

 

 

 

 

 

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