Quem nunca se deparou com este tipo de situação?
- Reuniões marcadas para 10h.
- A equipe que chega 10h23.
- A liderança que começa a falar 10h34.
- As pautas começaram a ser discutidas 11h08.
- O confronto de ideias que se inicia 11h44.
- Olho no relógio para o almoço a partir das 11h50
Pois é, saber como fazer reuniões eficientes cada vez mais tem se tornado um grande desafio nas empresas.
De acordo com uma pesquisa da Harvard Business Review, 67% das reuniões são consideradas improdutivas e cerca de 15% do tempo total de horas de trabalho em uma organização é investido nestas reuniões. Esse percentual aumenta significativamente quando falamos de cargos mais altos, chegando a 33% nos CEOs.
Mas este não seria um fator negativo se o tempo gasto em reuniões fosse aproveitado de forma eficiente. Mas em geral, os atrasos, as dispersões e a dificuldade em manter a concentração e o foco dos participantes nas reuniões estão fazendo com que a sua eficácia seja perdida.
E já que o tempo é um dos recursos mais valiosos para qualquer profissional e empresa, hoje vou compartilhar com você algumas estratégias de como fazer reuniões eficientes.
1 – PREZE PELA PONTUALIDADE
Se horário não fosse feito para ser seguido, não existiria concorda?
Por isso a primeira dica de como fazer reuniões eficiente é: realmente preze pela pontualidade. Comece a reunião no horário agendado, mesmo que ocorram atrasos dos outros participantes.
Afinal, como já disse anteriormente, qualquer atraso impacta diretamente no nosso bem mais precioso: o tempo.
Informe com antecedência (e de maneira agradável) aos outros participantes que o horário da reunião será respeitado e como o tempo da reunião é limitado – com muitas coisas para serem discutidas – é fundamental que o horário de início seja respeitado.
2 – PLANEJE E DEFINA O TEMPO DE DURAÇÃO
Vai falar das formas de prospectar, comentar sobre um novo método de conversão, orientar a equipe sobre as metas de vendas ou acontecimentos da semana?
Para preparar uma reunião eficiente, antes de tudo, defina a qual categoria pertence sua reunião:
- Será uma reunião de informes?
- Uma reunião que ouvirá cada integrante?
- Uma reunião de planejamento?
- De estratégias novas na empresa?
Saiba com antecedência (e com clareza) qual será o foco da reunião e defina o tempo limite de duração, pois a falta deste planejamento pode interferir negativamente na organização.
Lembre-se de que muitas reuniões se tornam muito extensas e cansativas justamente pela falta de planejamento do líder e dos participantes.
Para estipular este tempo, também leve em consideração a capacidade de concentração das pessoas. De acordo com informações divulgadas pela BBC, de um estudo feito pela Microsoft, no Canadá, o intervalo médio de atenção dos humanos, caiu de 12 segundos no final do século passado para oito segundos no novo milênio.
No que se refere ao tempo de fala ideal, cientistas garantem que 18 minutos é o tempo máximo para que as pessoas prestem atenção em você. Esta informação, inclusive deu origem ao TED, apresentações em que pessoas individualmente são escaladas para falar sobre um determinado assunto.
Com base nestas informações, determine previamente a duração da reunião e independente de eventuais pausas ou dispersões, não deixe que o tempo estoure. Este controle demonstrará que você tem liderança e domínio da reunião.
Lembre-se que o tempo indicado para uma reunião é entre 40 e 60 minutos.
3 – DIVIDA A REUNIÃO EM PARTES E ANUNCIE A PAUTA
Definidos os seus 40 minutos de reunião, chegou a hora de planejar como ela será estruturada.
Que tal defini-la em parte 1, 2 e 3… Ou mais se necessário.
A minha terceira dica de como fazer reuniões eficientes é: defina bem quais as pautas que serão discutidas na reunião e compartilhe antecipadamente com os participantes. Isso evitará intervenções antecipadas ou assuntos que não estão alinhados com o tema da reunião e devem ser tratados em outro momento.
Fazer com que todos os participantes tenham conhecimento da pauta da reunião, contribuirá para a organização prévia e ajudará a manter o foco e o entendimento durante o encontro.
4 – CONVOQUE QUEM REALMENTE DEVE PARTICIPAR
Quando não definimos bem a razão pela qual a reunião deverá acontecer, é comum acabar chamando todo mundo que de forma direta ou indireta possa ter interesse no assunto da reunião.
Por isso, a minha quarta dica de como fazer reuniões eficientes é: não tumultue! Não chame um departamento inteiro se há assuntos específicos que devem ser tratados com pessoas específicas.
Durante o planejamento da sua reunião, pense nas pessoas que realmente são importantes dentro do que será discutido, ou seja, aquelas que realmente vão contribuir para o entendimento total da situação proposta da reunião.
5 – NÃO SE DEIXE LEVAR PELAS TECNOLOGIAS
Vai usar o computador da sala da empresa para fazer a apresentação? Ou o passador de slides? Sua apresentação terá vídeos?
Então a minha quinta dica de como fazer reuniões eficientes é: teste absolutamente tudo com antecedência.
Não deixe para fazer os testes precisos quando todo mundo já estiver na sala e preparados para a reunião, esperando você começar.
Já pensou no tempo perdido quando você liga o projetor e solta aquela pergunta clássica: “Ué, porque não está aparecendo na tela?”
E aí mais uma vez caímos na questão do desperdício de tempo.
6 – INFORME A AGENDA E LIDERE A REUNIÃO
Agora que você já definiu os objetivos da reunião e fez todo o planejamento prévio, chegou o momento de colocar tudo em prática durante a reunião.
A minha dica de como conduzir uma reunião com eficiência é: comece a reunião informando os assuntos que serão discutidos durante a reunião, o motivo da convocação dos participantes e qual o resultado esperado com o encontro.
Desta maneira ficará muito mais fácil para cada um saber como contribuir para o objetivo final.
Lidere a reunião de forma controlada para que ela não tome rumos diferentes do planejado inicialmente. Mantenha esta gestão para que possíveis dispersões não tornem a reunião improdutiva, cansativa e tomem maior tempo do que o programado.
Agora que você já conhece como fazer reuniões eficientes, que tal saber mais sobre estratégias de vendas?
Meu nome é Thiago Concer, o treinador de equipes comerciais mais contratado do Brasil pelo 4º ano consecutivo. Sou sócio fundador do IEV, a maior escola de vendas do país e líder do movimento #OSV – Orgulho de ser vendedor, o maior movimento de profissionalização e valorização da profissão de vendedor por aqui.
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