Como organizar agenda de trabalho e parar de procrastinar?

Como organizar agenda de trabalho

É o fim de outro dia de trabalho atarefado e, embora você tenha chegado cedo e saído tarde do trabalho, ainda sente que seu dia não foi nada produtivo. Saber como organizar sua agenda de trabalho parece uma missão impossível…

É incrível como diante de reuniões intermináveis, interrupções frequentes e tarefas urgentes ou que surgem de última hora a gente pode facilmente se manter ocupado durante todo o dia de trabalho sem conseguir progredir em projetos e metas de alta prioridade.

E a situação fica ainda mais frustrante quando a gente não consegue ter tempo para as coisas pessoais que tanto queremos, como aproveitar mais a família e amigos ou ler aquele livro que está na prateleira há meses não é mesmo?

E justamente para que você possa aproveitar seu tempo de forma adequada, neste post vou te ensinar como organizar sua agenda de trabalho para tornar suas horas mais produtivas! E mais que isso, você também aprenderá como visualizar como seu esforço diário está distribuído e como parar de procrastinar tarefas simples.

3 estratégias de como organizar agenda de trabalho

A agenda de trabalho é uma ferramenta mais do que indispensável para que você possa organizar o tempo no trabalho e também suas atividades pessoais. E apesar da agenda ser um recurso super popular, será que você sabe como utilizá-la de forma eficiente? Confira abaixo 3 dicas estratégias de como organizar agenda de trabalho de forma eficiente.

1 – Tarefas simples não podem ficar de fora!

Sabe aquele discurso “não vou colocar isso na agenda, porque é coisa rápida”? Pois é meu amigo, não é muito bem assim que funciona e vou te explicar o porquê.

Ainda que seja uma coisa rápida e simples é algo que precise ser feito e demanda tempo, certo? E se você não colocar esta atividade na sua agenda, é óbvio que no final do dia vai faltar tempo para você terminar outras tarefas que demandam um esforço muito maior.

Possivelmente você não conseguirá terminar esta tarefa de maior prioridade no tempo programado e já começará o dia seguinte, com tarefas pendentes e a agenda não vai ter nenhuma utilidade.

Sendo assim, inclua na agenda todas as atividades que precisam ser realizadas no dia, sem exceção. Você vai investir 15 minutinhos organizando a agenda? Anote. Vai fazer um telefonema para o médico da sua filha? Anote. E designe notas, ordene por prioridade.

Você pode fazer duas perguntas básicas para identificar se uma atividade é ou não prioridade:

  • Algo vai acontecer se eu não fizer esta atividade?
  • Eu consigo deixar esta atividade para amanhã sem prejudicar ninguém?

Se a resposta for SIM e NÃO, respectivamente, é sinal de que é prioridade.

2 – Não resolva problema alheio!

Dentro de uma organização hierárquica é muito comum acontecer isso. Um chefe terceirizar pequenos problemas aos seus subordinados. E, quando isso acontecer, a grande maioria responde “tudo bem, eu faço”. Simplesmente por medo.

No entanto, deixa eu te explicar algo, é claro que às vezes você precisa ser multitarefa e

fazer mais do que realmente recebe para fazer, mas às vezes você também precisa dizer não para pedidos em cima da hora de colegas de trabalho.

Porque, se todas as vezes você dizer SIM, seu chefe ou colega acha que você tem tempo livre e tornarão esses pedidos frequentes. Além disso, mais uma vez você desrespeitaria a sua agenda e ela perderia o sentido novamente.

Ainda que você tenha que fazer a tarefa solicitada, sua estratégia aqui será a negociação:

– “Ah, faz isso para mim AGORA!”

– “Então, senhor Carlos, eu tenho isso e isso como prioridade, posso encaixar essa tarefa

para o período da tarde ou amanhã cedo, pode ser?”

Pronto. Você se mostra um profissional organizado e com espírito proativo, ao mesmo tempo.

3 – Tente ao máximo não desrespeitar a agenda

Nosso cérebro se acostuma o tempo todo com os nossos hábitos e comportamentos. Então, se você, vendedor, coloca na agenda que vai fazer 10 ligações para o cliente e faz somente 5, você percebeu que consegue fazer menos ligações sem que nada de imediato aconteça. E esse é um caminho sem volta.

A lógica aqui é bem simples: se você colocar na agenda “comer de 3 em 3 horas” e não cumprir isso, você vai morrer? Não. Mas no futuro você certamente vai sentir as consequências. Desta mesma maneira, o vendedor também vai perceber o erro cometido somente no final do mês, quando não bater as metas.

O que você escreve na agenda não é necessariamente uma regra, mas também não deve ser à toa.

Mas como estas atitudes tão simples aumentam as chances de eu vender mais?

É óbvio que você deve estar se perguntando como algo tão simples, como organizar a agenda de trabalho, pode trazer resultados surpreendentes. Mas é simples!

Tem muito vendedor que não sabe onde precisa chegar. Tem muito vendedor que sabe exatamente onde tem que chegar, mas não conhece o processo de vendas para alcançar isso. Tem vendedor que conhece a meta e domina o processo. E aí já é meio caminho andando, né, meu amigo?

Neste caso, o vendedor só se dá mal se não tiver uma agenda organizada do lado. Dessa forma, se você tem que fechar 70 vendas no mês por telefone e sabe que a proporção é de 10 para 1, você tem que fazer de 20 a 30 ligações por dia para fechar somente com 2 ou 3 novos clientes.

E aí que entra a agenda. Porque você não consegue ter controle de ligação e saber se realmente entrou em contato com tal cliente ou não, sem anotar.

Mas qual é o segredo para implementar uma cultura proativa e parar de procrastinar?

Este segredo vou revelar logo de primeira, sem enrolação: é treino!

Pense comigo, você teve pelo menos 11 anos de escola para poder aprender e treinar sua mente para falar corretamente a nossa língua nativa, o Português. E tenho certeza que até hoje você falha de vez em quando na hora de colocar uma crase ou com alguma outra regra ortográfica, mas foi treino que te levou à consistência.

Se você realmente tem vontade de parar de procrastinar e aprender como organizar o tempo no trabalho a regra é a mesma. Treine sua mente a SEMPRE fazer hoje as atividades programadas.

Crie hábitos que te levem a proatividade todos os dias. Siga as estratégias de como organizar agenda de trabalho e somente assim você verá resultados!

Então, agora que você já sabe como organizar a agenda e parar de procrastinar que tal saber mais sobre estratégias de vendas?

Meu nome é Thiago Concer, o treinador de equipes comerciais mais contratado do Brasil pelo 4º ano consecutivo. Sou sócio fundador do IEV, a maior escola de vendas do país e líder do movimento #OSV – Orgulho de ser vendedor, o maior movimento de profissionalização e valorização da profissão de vendedor por aqui.

Tenho certeza que posso te ajudar com as mais diferentes soluções para aumentar seus resultados e fazer sua empresa decolar, como:

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