Como organizar agenda de trabalho e parar de procrastinar?

como organizar agenda

O que você vai encontrar nesse texto sobre como organizar agenda e parar de procrastinar:

 

 

 

Boa parte dos profissionais brasileiros não alcançam os resultados que desejam por falta de organização.

 

I Não tenho tempo. O trabalho consome todas as horas do meu dia.

 

Quantas vezes você não ouviu ou até mesmo deu essa desculpa por não ter lido um livro importante ou por ter perdido uma aula do maior profissional da sua área?

Mas vamos lá! O dia tem 24h, durante 8h dedicamos total atenção ao trabalho e mais 8h descansamos. Os números não mentem. Ainda restam 8h para você realizar tarefas extras, e como você utiliza esse tempo? Você tem noção do que fez nas suas últimas 8h “livres”?

Esse texto é para te mostrar como organizar a agenda é o primeiro passo para que você torne essas horas mais produtivas. Além disso, você consegue visualizar para onde vai todo o seu esforço e, consequentemente, parar de procrastinar frente a tarefas simples.

3 estratégias de como organizar agenda de trabalho

A maioria das pessoas já teve agenda ao menos uma vez na vida, mas isso não significa que utiliza ela com certa frequência. Se você está lendo esse texto, aposto que você não soube utilizar a agenda de forma que ela realmente fosse útil. Veja abaixo dicas para organizar seus horários corretamente:

Tarefas simples NÃO PODEM ficar de fora!

“Não vou colocar isso na agenda, é coisa rápida”.

Tá, meu amigo, é coisa rápida, mas ainda é algo que você precisa fazer. E se você não coloca na sua agenda, é óbvio que no final do dia vai faltar tempo para você terminar outras tarefas que demandam um esforço muito maior. E no dia seguinte, você terá tarefa pendente e a agenda não vai ter nenhuma utilidade.

Sem exceção. Você vai investir 15 minutinhos organizando a agenda? Anote. Vai fazer um telefonema para o médico da sua filha? Anote. E designe notas, ordene por prioridade.

Eu costumo fazer essas perguntas para saber se uma atividade é ou não prioridade: “Algo vai acontecer se eu não fizer?”, “Eu consigo deixar para amanhã sem prejudicar ninguém?”. Portanto, se eu responder SIM e NÃO, respectivamente, é sinal de que é prioridade.

Não resolva problema alheio!

Dentro de uma organização hierárquica é muito comum acontecer isso. Um chefe terceirizar pequenos problemas aos seus subordinados. E, quando isso acontecer, a grande maioria responde “Tudo bem, eu faço”. Simplesmente por medo.

No entanto, deixa eu te explicar algo. É claro que às vezes você você precisa ser multitarefa e fazer mais do que realmente recebe para fazer, mas às vezes você também precisa negar pedidos em cima da hora de colegas de trabalho.

Porque, se todas as vezes você dizer SIM, seu chefe ou colega acha que você tem tempo livre e torna esses pedidos frequentes. Além disso, você desrespeita sua agenda e ela perde o sentido novamente.

– “Ah, faz isso para mim AGORA”

– “Então, senhor Carlos, eu tenho isso e isso como prioridade, posso encaixar essa tarefa para o período da tarde ou amanhã cedo, pode ser?”

Pronto. Você se mostra um profissional organizado e com espírito proativo, ao mesmo tempo.

Tente ao máximo não desrespeitar a agenda

Nosso cérebro se acostuma o tempo todo com os nossos hábitos e comportamentos. Então, se você, vendedor, coloca na agenda que vai fazer 10 ligações para o cliente e faz somente 5, você percebeu que consegue fazer menos ligações sem que nada de imediato aconteça. E é um caminho sem volta.

Porque, realmente, se eu colocar na agenda “comer de 3 em 3 horas” e não cumprir isso, vou morrer? Não. Mas no futuro vou sentir as consequências. Assim como o vendedor também vai perceber o erro cometido somente no final do mês, quando não bater as metas.

O que você escreve na agenda não é necessariamente uma regra, mas também não é à toa.

Como atitudes simples aumentam as chances de você vender mais?

É óbvio que você deve estar se perguntando como algo tão simples, como organizar a agenda, pode trazer resultados surpreendentes. Mas é simples!

Tem muito vendedor que não sabe onde precisa chegar. Tem muito vendedor que sabe exatamente onde tem que chegar, mas não conhece o processo para alcançar isso. E tem vendedor que conhece a meta e domina o processo. E  daí já é meio caminho percorrido, né, meu amigo?

Nesse caso, o cara só perde se não tiver uma agenda organizada do lado. Dessa forma, se você tem que fechar 70 vendas no mês por telefone e sabe que a proporção é de 10 para 1, você tem que fazer de 20 a 30 ligações por dia para fechar somente com 2 ou 3 novos clientes.

E aí que entra a agenda. Porque você não consegue ter controle de ligação e saber se realmente entrou em contato com tal cliente ou não, sem anotar.

O segredo para implementar uma cultura proativa e parar de procrastinar

Vou revelar o segredo logo de primeira, sem enrolação: é treino. Você teve aí, pelo menos, uns 11 anos de escola para poder aprender e treinar sua mente para falar corretamente a nossa língua nativa, o Português. E aposto que até hoje você falha uma vez ou outra na hora de colocar uma crase ou com as mudanças de acento da nova regra ortográfica, mas foi treino e consistência que te levou a isso.

Se você realmente tem vontade de parar de procrastinar no horário de trabalho, se sente mal por deixar muitas atividades do seu checklist para o dia seguinte… A regra é a mesma. Treine sua mente a SEMPRE fazer hoje. Crie hábitos que te levam a proatividade todos os dias. Siga as estratégias de como organizar agenda. E somente assim você verá resultados.

Então, agora que você já sabe como organizar a agenda e parar de procrastinar perante a sua enorme lista de afazeres, vou deixar um ebook que produzi sobre os “4 valores financeiros para ser rico” para você fazer o download gratuitamente. Aposto que ele vai te ajudar alcançar resultados ainda mais valiosos com o seu trabalho.