Está pensando em como organizar um workshop empresarial como parte da sua estratégia de marketing e promoção? Então este post é para você! Hoje vamos falar de dos elementos essenciais para organizar um workshop de sucesso.
Com um conceito de aula mais inovador, mediado por um especialista e que enfatiza mais a prática do que a teoria, workshops são excelentes para fortalecer a marca de uma empresa e dar mais credibilidade.
Esta é uma ferramenta estratégica, que se bem planejada e executada pode trazer muitos resultados positivos para a sua empresa! Confira as minhas 7 dicas infalíveis de como organizar um workshop empresarial memorável.
Como organizar um workshop empresarial de sucesso
Todo workshop deve ser organizado em um formato que agrade ao público, com conteúdo e informação de qualidade. Aqui estão algumas dicas para fazer isso com eficiência:
1 – Defina o tema do seu workshop
Antes de pensar em como organizar um workshop empresarial, você deve refletir sobre qual será o tema e qual objetivo você quer alcançar ao realizá-lo. Você pode:
- tornar sua marca mais conhecida;
- lançar ou ensinar como usar determinado produto ou serviço;
- compartilhar histórias de sucesso para engajar;
- anunciar parcerias com outras marca; etc.
A definição deste tema também é uma etapa decisiva para um workshop empresarial de sucesso, pois o tópico escolhido influenciará todos os aspectos do evento, como:
- o lugar;
- o posicionamento a ser adotado;
- os profissionais responsáveis pelas conferências e painéis;
- como se dará a exposição da parte prática; etc.
2 – Identifique seu público alvo
Tenha em mente que este público é o motivo do seu evento existir. O objetivo do workshop deve ser agregar valor para estes destinatários e isso definitivamente não vai funcionar se a escolha deste público for feita de maneira errada. Seja seletivo e bem específico com o seu público alvo.
Por exemplo, a empresa está com problemas relacionamentos ao pós venda e decide fazer um workshop para sanar esta dor. Neste caso, o público alvo será o atendimento de clientes, customer success, marketing e fidelização, por exemplo.
Depois de definir o perfil dos seus participantes, garanta que todo o trabalho esteja realmente focado para estas pessoas! Lembre-se de que as pessoas que participam de workshops buscam inovação, informações que podem ser facilmente colocadas em prática e questões atuais que levam a tendências futuras.
3 – Planeje a programação do workshop
Para entender como organizar um workshop empresarial a preparação da agenda das atividades do workshop é fundamental para um evento bem organizado. Como já mencionei anteriormente, lembre-se de incluir temas que realmente sejam interessantes, que agreguem valor e sejam interessantes para o público alvo.
Defina todos os tópicos que precisam ser abordados e como isso será feito, com atenção para que nenhum deles se sobreponha. Escolha o porta-voz de cada um dos assuntos, pensando que esta escolha deve ter como foco proporcionar ao participante uma experiência única e memorável.
Lembre-se também de reservar um tempo para as perguntas dos participantes e a cada duas horas agende um intervalo para que os participantes possam se desconectar e recarregar as energias.
4 – Defina o formato do workshop e quais materiais utilizar
Como em qualquer evento, para saber como organizar um workshop empresarial, você deve preparar o material que será utilizado nas atividades do evento, assim como o que deseja compartilhar com os participantes, como guias, manuais do usuário, informações em formatos digitais ou multimídia.
- Inspire, desenvolva e integre com as dinâmicas motivacionais para equipe de vendas
- Conteúdo, o maior aliado das vendas
Tenha em mente que apenas o conteúdo de projeção não será suficiente para agradar o público, que certamente deseja sair com as informações compartilhadas no evento e que ajude a colocar todo o conhecimento adquirido em prática.
Outras questões técnicas também são importantes: avalie o espaço em que acontecerá o workshop e verifique a quantidade de pessoas que este espaço comporta confortavelmente. A acústica é outra questão que você deve monitorar, bem como a posição das telas, projetores e equipamentos de som. Para te ajudar nesta organização e facilitar sua vida você pode investir em ferramentas como o Trello e Moblee.
5 – Divulgue seu workshop
Agora é hora de levar seu evento ao conhecimento do público alvo. A divulgação que você faz do seu workshop é uma ferramenta essencial para promover e garantir que você tenha o número de participantes esperado no seu evento.
Para realizar essa tarefa de maneira eficaz, use e abuse da criatividade! Você pode apostar na produção e distribuição de material impresso em locais estratégicos e intensificar as atividades da empresa nas redes sociais, reforçando sempre o convite para o evento. Confira alguns exemplos práticos e como fazer isso:
- E-mail marketing;
- Newsletter;
- Sites e blogs parceiros;
- Espaços publicitários em revistas especializadas;
- Facebook, Instagram, Twitter e Linkedin;
- Marketing de indicação;
- Sorteios;
- etc.
6 – Conte com um staff durante o evento
Para tirar seu workshop do papel e dominar como organizar um workshop empresarial, é essencial ter bons parceiros, fornecedores e um grupo de pessoas que também atuarão nos bastidores do grande dia.
Por isso, é essencial que todos aqueles que vão trabalhar durante o evento estejam cientes de todo o planejamento, da execução do cronograma. Cada membro desta equipe deve saber claramente qual é a sua função e como agir em caso de imprevistos.
Além disso, a motivação dos envolvidos também é fundamental. Todos devem estar cientes não só do seu papel durante o evento, mas também de que o sucesso do workshop dependerá muito mais do trabalho em equipe do que dos esforços individuais.
7 – Credencie e certifique os participantes
Embora o credenciamento do participante aconteça no início do evento e a certificação de presença seja no final do trabalho, é necessário que você se organize para isso.
O check-in dos participantes deve ser uma atividade simples e fluida, pois você tem os horários exatos a serem cumpridos. Use um banco de dados simples que inclua o nome completo do participante e neste momento dê a ele um elemento de identificação, como um crachá ou adesivo com o nome e empresa, por exemplo.
Se seu evento tinha uma inscrição antecipada e você conta com as informações dos participantes confirmados, você pode antecipar esta etapa e no dia do workshop garantir que esta identificação já esteja em mãos.
No final do workshop, você pode fazer uma rápida entrega de um certificado ou documento que comprove a presença do participante. Você também pode enviar este certificado de presença por e-mail dentro das seguintes horas.
Aprender como organizar um workshop empresarial e atrair a atenção do seu público alvo não é uma tarefa simples, mas certamente é essencial para manter a competitividade da sua empresa. A boa notícia que com a prática você pode refinar as técnicas e cada vez mais aprimorar os resultados.
Agora que você já sabe como organizar um workshop empresarial, que tal saber mais sobre estratégias de vendas?
Meu nome é Thiago Concer, o treinador de equipes comerciais mais contratado do Brasil pelo 4º ano consecutivo. Sou sócio fundador do IEV, a maior escola de vendas do país e líder do movimento #OSV – Orgulho de ser vendedor, o maior movimento de profissionalização e valorização da profissão de vendedor no país.
Eu posso oferecer um treinamento especializado e personalizado de acordo com as necessidades da sua equipe. Nós podemos trabalhar juntos, entre em contato e saiba mais.
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