Todo gestor ama dizer que tem uma gestão de vendas super alinhada, que é data driven, que conhece seus clientes como a palma da mão, que consegue dizer os dados importantes do seu CRM sem dificuldade e por aí vai.
Mas conta aqui para mim, você sabe realmente o que é ser ter uma gestão de vendas data driven, sabe realmente o que é uma gestão de clientes alinhada, acompanha seu CRM diariamente?
Se você respondeu com toda a sinceridade sim para essas perguntas, pode sair desse texto e ir fazer qualquer coisa mais interessante do que ficar por aqui, ouvindo o que você já sabe.
Mas, vamos ser verdadeiros, se você caiu aqui, é porque sabe que sua gestão de vendas tem pontos que precisam de melhoria. Então, eu te convido a viajar comigo nesse guia da gestão de vendas.
É realmente um guia, não é esses textos rasos que você vê por aí, porque eu vou tratar nesse artigo de 3 pilares cruciais para uma gestão bem feita:
1. A gestão do processo de vendas;
2. A gestão baseada em dados e
3. A gestão dos do seu CRM.
Esses três conceitos estão interligados, e juntos eles completam a gestão nota 10, que você, meu amigo gestor, precisa para ter seu processo de vendas bem redondo e alavancar seus resultados.
Tudo que eu vou ensinar aqui está baseado em mais de 400 atendimentos reais que realizei com empresas em minhas palestras e treinamento, não são achismos ou suposições.
E aí, vamos aprender?
O que é gestão de vendas?
A gestão de vendas, é um conjunto de atividades que existem para desenvolver uma equipe de vendas eficiente, coordenar as operações e implementar técnicas que impulsionem o desempenho das vendas, possibilitando que a empresa alcance e até supere consistentemente suas metas.
Toda empresa que busca receita deve contar com uma estratégia sólida de gestão de vendas. O segredo para melhorar o desempenho das vendas reside nos processos de gestão precisos, essenciais para qualquer operação comercial bem-sucedida.
A gestão adequada ainda proporciona à empresa uma visão clara do seu mercado, o que pode ser determinante para sua capacidade não só de sobreviver, mas de prosperar em um ambiente competitivo.
Seja está a frente de um setor comercial, você precisa ter uma compreensão clara da sua equipe de vendas atual.
Ao compreender como monitorar os processos, você estará apto a identificar problemas precocemente, orientar sua equipe e ter uma perspectiva mais clara das atividades necessárias que te levam as metas batidas.
O que vamos tratar aqui é da necessidade da gestão de vendas ser baseada em dados e não em achismos. Com dados, você tem informação para ir longe!
Vamos lá?
Gestão Data Driven, o que é? Porque ela é importante para sua empresa
A gestão de vendas data driven é uma abordagem que aplica a colheita e análise de dados acerca dos consumidores, para otimizar as estratégias comerciais da empresa.
Esse conceito se baseia na ideia de trazer os dados, sejam eles de dentro ou de fora da empresa, e inserir as ações validadas como positivas dentro do time comercial. Essas informações vão ser o foco para a tomada de decisões e a construção de estratégias mais eficazes, deixando de lado intuições e achismos.
São esses dados, também, que irão definir os KPIs de vendas.
3 pilares essenciais do Data Driven
Como você faz a gestão do seu processo de vendas hoje?
Antes de tudo, é preciso que ele esteja estabelecido, com etapas bem definidas e um histórico de resultados para se basear. Só assim você poderá tomar decisões orientadas por dados.
Só faz sentido fazer ajustes no processo após coletar uma boa quantidade de informações e ter padrões para comparar.
Considerando que sua operação já é estruturada, vamos ver quais aspectos você deve acompanhar de perto para mantê-lo saudável e fazer uma gestão de vendas data driven.
Para começar, imagine uma fábrica de roupas. Quais são os elementos que garantem a produção? O que faz com que, no fim do dia, X peças estejam prontas? Podemos simplificar a visão e pensar em 3 elementos:
- Os tecidos, que são a matéria-prima a ser utilizada na produção;
- Os costureiros e suas máquinas de costura, que juntos são responsáveis por transformar a matéria-prima;
- As roupas, que são o produto final da transformação.
Se você precisa produzir 10 peças de roupa, por exemplo, só conseguirá alcançar esse resultado se tiver a quantidade suficiente de tecido e se os costureiros trabalharem tempo suficiente, utilizando máquinas adequadas para atingirem um nível de produtividade esperado.
Uma operação comercial é semelhante. Temos:
- Os leads, sendo a matéria-prima do processo de vendas;
- Os vendedores, que trabalham os leads (realizando atividades) para transformá-los em oportunidades (na fase de prospecção) e, depois, em clientes (ao final do processo comercial);
- As oportunidades de vendas e os clientes, que são os resultados da transformação.
Da mesma forma, o resultado de um processo de vendas depende de três aspectos:
- Leads
- Atividades
- Taxas de Conversão
Esses são os pilares de uma gestão data driven. É acompanhando e analisando essas métricas que você garante bons resultados. Vamos ver cada um deles de perto a seguir.
Métrica 1: Quantidade de Leads
A primeira coisa que você precisa considerar para manter seu processo de vendas rodando é a quantidade de leads disponíveis.
Como vimos, leads são a matéria-prima da operação de vendas. Mas isso não significa que quanto mais, melhor. A quantidade precisa estar ajustada para cada operação.
Muitos leads geram sobrecarga para o vendedor e fazem com que as oportunidades sejam desperdiçadas, deixando “dinheiro na mesa”.
Da mesma forma, poucos leads podem dificultar o alcance das metas e, eventualmente, aumentar o custo de aquisição do cliente, já que os vendedores acabam passando por períodos de ociosidade durante o mês.
Por exemplo: se a meta do time de pré-vendas é enviar para os vendedores 10 oportunidades qualificadas por mês, será necessário que os pré-vendedores recebam uma quantidade de leads que seja compatível com esse objetivo.
Mas como calcular essa quantidade? Olhando para a taxa de conversão histórica da etapa de prospecção da sua empresa.
Quanto vocês costumam converter? Supondo que a taxa de conversão seja de 10%, por exemplo, os pré-vendedores precisam receber, pelo menos, 100 leads para trabalhar ao longo do mês para enviar as 10 oportunidades planejadas.
Em função disso, é importante acompanhar mensalmente:
- Quantidade de leads recebidos por vendedor,
- Quantos deles o vendedor consegue trabalhar (realizar atividades de prospecção)
- Quantos são finalizados (ganhos ou perdidos).
A relação entre estes três fatores, associados à taxa de conversão, permitirá definir o volume ideal de leads para a operação comercial.
Percebemos que, em processos top performance, a relação entre leads recebidos e finalizados tende a ser bem próxima. Isso garante constância e previsibilidade para o processo de vendas.
Além disso, é importante ter linearidade no envio destes leads para o time comercial.
Vamos supor que na segunda semana do mês o marketing tenha lançado um conteúdo novo e enviado para vendas uma quantidade 3x maior de leads. Isso irá resultar em um pico de demanda no time comercial e, consequentemente, no atraso de atividades e redução no tempo de resposta e no processo geral de vendas.
Métrica 2: Atividades
Neste grupo, temos duas análises a fazer: das atividades realizadas e das atividades atrasadas. Vamos lá:
Atividades realizadas
Depois de garantir que a quantidade de leads disponíveis esteja adequada, você precisa checar o volume de atividades realizadas. Esse é um dos números mais importantes de uma gestão de vendas data driven.
O volume de atividades de prospecção está relacionado à quantidade de leads. Considere que a cadência de prospecção da sua empresa tenha 10 atividades por lead, o fato de seus vendedores serem mais produtivos (realizarem mais atividades) tem relação direta com a quantidade de leads prospectados no mês.
Ou seja, não basta gerar o número de leads corretos, é preciso avaliar se seus SDRs ou vendedores estão fazendo um volume ótimo de atividades com esses leads.
Aqui vamos focar na etapa de prospecção, pois ela costuma ter padrões mais claros em termos de sequenciamento de atividades. Ainda assim, nas etapas avançadas do funil os gestores podem avaliar o volume de reuniões ou ligações feitas pelos seus vendedores para entender a média de atividades necessárias para um fechamento, por exemplo.
Pensando em uma meta de agendamentos de reuniões / diagnósticos, há duas opções:
- Falar para os seus vendedores que eles precisam gerar X oportunidades e deixar a critério de cada um como fazer isso.
- Orientá-los a fazer X atividades de prospecção, pois assim eles irão agendar a quantidade esperada de reuniões (considerando a taxa de conversão constante).
Para fazer ainda melhor, você pode quebrar esse volume total em metas operacionais tangíveis como: Y atividades diárias.
Métrica 3: Taxa de conversão
Seus SDRs e vendedores podem estar recebendo o número correto de leads, fazendo as atividades também em volume ótimo e ainda assim a meta não estar sendo atingida. Onde está o erro?
Pode ser que a taxa de conversão não esteja dentro do esperado inicialmente pela sua empresa.
Quando há problemas nas duas métricas anteriores, geralmente as hipóteses de causa são mais claras:
- Número de leads = geração pelo marketing ou inteligência comercial abaixo do devido
- Poucas atividades ou atividades atrasando = organização e produtividade do vendedor, tecnologia para acelerar processos, volumetria de leads enviados ao time de vendas.
No caso das taxas de conversão, os motivos tendem a ser um pouco mais complexos.
Existem muitas variáveis que podem influenciar a taxa de conversão:
- Maturidade do mercado,
- Adequação do produto ao mercado – Product Market Fit,
- Peso da marca,
- Discurso do vendedor,
- Qualidade e origem do lead,
- Tempo de maturação do lead antes de enviar para o vendedor,
- cadência, qualidade dos e-mails, etc.
Assim, a recomendação para o gestor data driven aqui é um olhar crítico: a taxa de conversão esperada estava bem dimensionada?
- Se sim: Trabalhe ativamente no discurso dos vendedores, estude se há diferenças em grupos de leads abordados, tempo de resposta (no caso de prospecção inbound) e análises mais qualitativas serão o caminho (ouvir as abordagens dos seus vendedores é fundamental aqui).
- Se não: Reajuste a expectativa de conversão e o volume de leads trabalhados.
Como a taxa de conversão é algo mais complexo, separei 5 itens que você pode analisar aí na empresa, e que vão te ajudar a entender como trabalhar a melhoria das taxas de conversão.
A partir disso, vai ficar bem mais fácil para você, criar uma teoria consistente e agir em cima do real problema.
Motivos de perda na Gestão de vendas
Para entender quais ações precisam ser tomadas para aumentar a taxa de conversão, dê uma olhada nos motivos de perda.
Não houve contato (prospecção):
Se ninguém está conseguindo falar com o prospect, isso pode indicar necessidade de melhorar o tempo de resposta na abordagem ou realizar ajustes na cadência de prospecção (mudanças na estrutura de dias / quantidade de atividades e tipos de interações).
Não quis conversar:
Se o cidadão está na lista de leads é porque ou ele interagiu com a empresa, ou ele foi colocado numa lista com base no perfil de cliente da empresa. Se mesmo tendo perfil ele não quer conversar, isso indica um problema de discurso, normalmente associado à abertura da ligação.
É necessário trabalhar melhor pontos de rapport com o lead / apresentação da empresa / personalização e contexto do contato.
Não tem perfil:
Se um lead chega ao comercial sem perfil de compra, esse problema está diretamente ligado à qualidade dos leads que estão sendo enviados para o comercial. Talvez seja necessário rever o SLA entre marketing / vendas e segmentar melhor os prospects.
O mesmo vale para operações outbound, se os leads estão muito fora no ICP, é necessário rever.
Não é uma prioridade:
Aqui é mais um caso onde o discurso deficiente impera. Aqui o SDR ou vendedor, estão conduzindo o contato de forma inadequada. Ao tentar se conectar com a dor / necessidade no lead não estão conseguindo quantificar o tamanho do problema.
Outro:
Esse é o motivo mais incoerente e insensato de uma perda. Ele não traz nenhum tipo de informação acionável, que ajude na análise.
Se a maioria dos seus leads estão sendo descartados durante a prospecção com o motivo “outro”, a sugestão é avaliar com o time os reais motivos, quais aparecem com mais frequência, desmembrá-los e informar os motivos diferentes.
Exemplo: “outro” pode aparecer porque o lead não é o decisor no processo. Crie um motivo “Não é decisor”.
Para ter esse dado em mãos, você precisa acompanhar sempre o seu CRM.
Como implantar o CRM na empresa da maneira certa: 3 passos
Você viu até agora que para fazer uma gestão de vendas eficiente, precisa dominar os processos da sua empresa, como seus vendedores estão atuando e ter uma gestão dos seus clientes, saber quem são, porque eles compram e porque desistem de comprar.
Não conheço um lugar melhor para realizar essa gestão de clientes do que o CRM, mas isso é quando ele não é uma aba esquecida no computador, né?
De nada adianta ter um CRM porradão como Pipedrive ou Hubspot e ele ser igual um aquário esquecido, que ninguém vai lá trocar a água, que tá cheia de peixe morto e água verde.
Sei que implantar e acompanhar um CRM Implantar pode parecer uma jornada complicada, mas, na verdade, é bem mais simples do que parece.
Siga essas três dicas e você vai ter o CRM mais organizado e funcional que a empresa já viu.
Até agora tudo que falei pode ser resumido em três palavras: CONHEÇA SEU PROCESSO.
É impossível fazer gestão sem informação. Então eu vou pressupor que você já fez tudo que precisa fazer e que ensinei até agora aqui e já conhece seu processo de vendas, seus vendedores e seus clientes, a partir daí siga esses três passos.
Defina um responsável
É meio que um senso comum que você líder, gestor ou diretor comercial sejam as pessoas responsáveis por implantar e acompanhar o CRM, mas isso não precisa ser uma regra.
Eu até acho interessante pensar em delegar essa função a um colaborador mais operacional, pois isso deixa a operação mais horizontal, em vez de vertical.
Mas se liga nisso aqui, esse profissional que você vai escolher, precisa se sentir confortável na posição de liderança, transmitir confiança em liderar pelo exemplo. Por isso, é interessante buscar alguém que almeje algo assim para assumir a responsabilidade.
O responsável pode até ser um vendedor e, na verdade, estará “vendendo” o sistema para a equipe.
Se você não tem essa pessoa na sua equipe, então o ideal é que seja você a cuidar do CRM.
Faça um plano de implantação
Não faça mudanças na área comercial sem uma estratégia. Estabeleça objetivos claros e um cronograma para a implantação do CRM. Além disso, defina os indicadores que serão usados para monitorar o progresso e mantenha sempre atualizado.
Treine sua equipe
Provavelmente será necessário treinar sua equipe para usar o CRM. Crie um cronograma de treinamento, forneça materiais de consulta e escolha o formato adequado para o treinamento.
Em paralelo, crie incentivos para engajar os colaboradores e esteja aberto a feedbacks durante todo o processo.
Com esses três passos simples, você estará pronto para desbloquear todo o potencial do CRM e impulsionar o sucesso do seu negócio.
Conclusão
Neste guia da gestão de vendas, exploramos os três pilares cruciais para uma gestão bem-sucedida: o processo de vendas, a gestão baseada em dados e a gestão do CRM.
Ao analisar mais de 400 atendimentos reais, fica claro que muitos gestores têm a intenção de serem data driven, mas poucos realmente alcançam esse objetivo.
A gestão de vendas data driven não se trata apenas de ter acesso aos dados, mas sim de utilizá-los de forma eficaz para orientar as decisões e estratégias comerciais. Essa abordagem oferece uma visão clara do mercado, permitindo que a empresa se adapte e prospere em um ambiente competitivo.
Ao acompanhar de perto métricas como quantidade de leads, atividades realizadas e taxas de conversão, os gestores podem identificar problemas precocemente, orientar suas equipes e tomar decisões embasadas em dados. Além disso, a implantação correta de um CRM é essencial para garantir que esses dados sejam coletados, armazenados e utilizados de maneira eficiente.
Portanto, a conclusão é clara: para alcançar uma gestão de vendas de alto desempenho, é fundamental adotar uma abordagem data driven e aproveitar ao máximo as ferramentas disponíveis, como o CRM. Ao fazer isso, as empresas estarão melhor posicionadas para alcançar e até mesmo superar consistentemente suas metas de vendas.
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